Szanowni Państwo!

Dziękujemy za dotychczasową współpracę z nami i nadesłanie  ankiety, dotyczącej komunikacji społecznej prowadzonej przez samorządy.
Otrzymaliśmy kilkadziesiąt odpowiedzi z gmin, powiatów i miast. Przeanalizowaliśmy je i przejrzeliśmy strony internetowe wszystkich uczestników naszej ankiety.
Zdajemy sobie sprawę z tego, że zebrany w ten sposób materiał nie jest badaniem reprezentatywnym. Przesłane nam odpowiedzi dają jednak ciekawy obraz tego, w jaki sposób organy samorządu prowadzą i oceniają swoją komunikację społeczną. Te obserwacje mogą być przydatne w czasie, kiedy samorządy podsumowują kończącą się kadencję i przygotowują się do wyborów.

Cel komunikacji społecznej
Z ankiet wynika, że najważniejszym celem komunikacji społecznej w opinii samorządów jest INFORMOWANIE. Kolejne cele to ( według liczby wskazań w ankiecie) : 

• promowanie działalności samorządu,
• integrowanie społeczności,
• konsultowanie decyzji,
• mobilizowanie społeczności,
• promowanie walorów gminy/miasta/powiatu.

Charakterystyczne, że starostwa powiatowe, częściej niż inne organy samorządu, wskazywały na promowanie walorów gminy/miasta/powiatu jako jeden z dwóch, głównych celów komunikacji społecznej.

W jaki sposób  mieszkańcy dowiadują się o działaniach samorządu?
Zdecydowanie najpopularniejsze są trzy sposoby - mix tradycji i nowoczesności - czyli:

• TABLICE INFORMACYJNE
• ZEBRANIA MIESZKAŃCÓW
• INTERAKTYWNA STRONA INTERNETOWA.

Kolejne sposoby to ( według liczby wskazań w ankiecie):

• ogłoszenia/materiały zlecone w mediach lokalnych lub regionalnych,
• periodyczny informator lokalny wydawany przez samorząd,
• plakaty, publikacje i audycje w mediach,
• materiały dostarczane przez pocztę, biuro ds. pierwszego kontaktu z obywatelem.

Wskazano też inne, nie ujęte w ankiecie, sposoby komunikowania jak:

• ogłoszenia w kościołach,
• konferencje prasowe kierownictwa urzędu,
• dyżury radnych (były to jednak pojedyncze wskazania).

Oto trzy najskuteczniejsze środki społecznej komunikacji ( według liczby wskazań):

• STRONA INTERNETOWA,
• informator lokalny,
•  zebrania mieszkańców.  

Interesowało nas, według jakich kryteriów samorządowcy oceniają skuteczność komunikacji społecznej. Trzy najpopularniejsze to ( według liczby wskazań):

• FREKWENCJA NA SPOTKANIACH PUBLICZNYCH,
• liczba listów/telefonów/odsłon strony internetowej, 
•  liczba bezpośrednich spotkań z obywatelami.

Analiza nadesłanych ankiet i przegląd stron internetowych Państwa urzędów, jaki równocześnie przeprowadziliśmy, wskazują, że samorządowcy doceniają znaczenie komunikacji społecznej. Świadczy o tym także katalog spraw lokalnych, jakie samorządy uczestniczące w ankiecie realizowały przy aktywnym współudziale mieszkańców. Wymieniono tu, m.in., prace nad dokumentami strategicznymi dla gminy ( strategie rozwoju, plany inwestycyjne, budżet gminy, projekty zagospodarowania przestrzennego ); współudział mieszkańców w budowie chodników, świetlic wiejskich, hal sportowych; konsultacje społeczne ( zmiana granic gminy, nadawanie honorowego obywatelstwa, przebieg obwodnicy); referenda lokalne; akcje społeczne ( przeciwko narkotykom, oszustom, świąteczna zbiórka żywności).
Zdolność włączenia społeczności do powyższych działań jest naszym zdaniem istotnym dowodem na to, że komunikacja społeczna prowadzona przez samorządy wywołuje zainteresowanie, chęć współpracy, interakcję w społeczności lokalnej, a więc jest skuteczna.

Jakie widzimy podstawowe braki?
Nie wszystkie urzędy  zdają sobie sprawę, jak ważne jest bieżące informowanie mieszkańców o tym, co dzieje się w gminie. Wprawdzie w ankiecie zakreśliły tę odpowiedź, ale strony internetowe niektórych nie są aktualizowane przez co wywołują wrażenie, że w gminie nic się nie dzieje.

Niektóre samorządy nie dostrzegają potrzeby promowania walorów swojego regionu za pośrednictwem swoich narzędzi informacyjnych. A przecież promocja to ważny element rozwoju gospodarki, pozyskiwania inwestorów, przyciągania turystów. Wielu z Państwa nie dostrzega też roli komunikacji społecznej w mobilizowaniu społeczeństwa. Może dlatego niektóre strony internetowe wyglądają, jakby działały tylko w jedną stronę - od urzędu do obywatela. Brak interaktywności stwarza dystans, który nie służy dobrej komunikacji. Wydaje nam się również, że trochę za mało uwagi wiele urzędów przywiązuje do współpracy z mediami lokalnymi. Warto, by wszystkie gminy, nawet małe, miały rzecznika prasowego, bo urząd powinien we własnym interesie być w jak najczęstszym i dobrym kontakcie w lokalnymi mediami. I dlatego warto, by zajmowała się tym osoba odpowiednio przeszkolona.

Skuteczność zaś Państwa działań w komunikacji z mieszkańcami  weryfikują - jak napisało kilku ankietowanych - wybory samorządowe. I mają rację. Nawet najlepiej działający samorząd, jeśli nie będzie prowadził aktywnej komunikacji ze społeczeństwem, nie będzie szeroko informował o swojej pracy, nie będzie aktywizował mieszkańców wokół wspólnych celów wcześniej czy później zostanie przez wyborców zweryfikowany negatywnie.

Znając doświadczenia i dobre praktyki różnych samorządów, mając też własne, sprawdzone kompetencje w dziedzinie komunikacji społecznej, zachęcamy Państwa do wspólnego przyjrzenia się komunikacji społecznej prowadzonej przez Wasz urząd. Taki audyt może wykazać ukryte dotąd możliwości i nowy potencjał komunikacji społecznej, w efekcie może też przyczynić się do lepszej oceny pracy organów samorządu przez mieszkańców lokalnej społeczności.

Nasze doświadczenia, kompetencja i pomysły mogą być Państwu pomocne w komunikacji z mieszkańcami, w sprawach lokalnych i regionalnych, zwłaszcza w obecnym czasie, który jest okresem podsumowania dobiegającej końca kadencji samorządów i przygotowywania programów na następne lata.

Nasi eksperci mogą odwiedzić Państwa urząd, przekazać uwagi wynikające z analizy ankiety i w formie warsztatu ze wskazanymi przez Państwa osobami, zaproponować zmiany oraz innowacje w komunikacji społecznej. Wartość tej usługi zależy od zakresu prac, ich czasochłonności.

Przyjmujemy, że koszt przygotowania  pogłębionego audytu z wnioskami będącymi  podstawą opracowania strategii komunikacji wyniesie 5 000 zł. Ponadto możemy  także zaproponować szkolenia z zakresu komunikacji społecznej dla wskazanych osób - stacjonarne, korespondencyjne, e-learningowe - przygotować do pełnienia roli rzecznika prasowego itp. w zależności od Państwa zapotrzebowania.

Zapraszamy do współpracy!